| |
Преимущества автоматизации документооборота
Долгое время существовавшая издавна система делопроизводства не подвергалась принципиальным изменениям. Ранее документы были только рукописными, затем печатались на пишущих машинках, которые были заменены на современные персональные компьютеры, оснащенные принтерами. Несмотря на смену способов создания документов, основой документооборота по-прежнему оставались бумажные носители. Они являются недолговечными, образуют огромные кипы, требуют обустройства определенных мест под хранение и пр.
Настоящей революцией в данной сфере стало появление систем электронного документооборота. Массовое внедрение сэд позволило решить огромное количество важнейших задач. Преимущества от использования таких систем очевидны, поэтому рациональные руководители давно перешли на электронный документооборот. Каждый при этом испытывает довольно серьезные трудности при введении, обусловленные человеческим фактором. Потратив средства на покупку СЭД, руководители часто обнаруживают, что с системой никто не работает. Многие сотрудники просто не желают переучиваться, поэтому директору необходимо вести более агрессивную политику по улучшению делопроизводства. Он должен требовать неукоснительного выполнения утвержденных им регламентов, проводить тренинг персонала и донести до специалистов необходимость использования СЭД. Выполнив эти условия, уже через небольшое время все без исключения сотрудники учреждения по достоинству оценят эффект автоматизации процессов делопроизводства.
Одними из главных преимуществ СЭД является возможность быстрого, эффективного поиска требуемой документации в любой момент и полная прозрачность работы с ним. При включенном компьютере сотрудник может практически мгновенно найти документ, вместо беготни по архивам и перелистыванию папок. В свою очередь, руководитель может без особого труда увидеть состояние проработки документации, закрепленного за конкретным специалистом, что сильно повышает исполнительскую дисциплину в коллективе.
Автоматизация документооборота сокращает время на бестолковые разъяснения между сотрудниками и ускоряет информационный поток: процесс регистрации, наложение резолюции, согласование и пр. Касательно финансовой выгоды, нужно отметить сокращение затрат на хранение документов и сокращение потребности в бумажных носителях. Помимо этого, учреждению приходится отправлять адресатам документацию и оплачивать услуги курьеров.
Вышеперечисленные факторы лишь часть большого перечня выгод от перехода на электронный документооборот. Стоимость внедрения такой системы является оправданной и несоизмерима с ее преимуществами.
|
|
